Privacybeleid

1. Bescherming van persoonsgegevens

Onze school hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en
verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder
geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze leerlingen,
ouders en personeel omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de
privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data
Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van onze school valt onder het
algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van het schoolbestuur vzw Katholiek
onderwijs Hinterland.

2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?

Het schoolbestuur vzw Katholiek onderwijs Hinterland is de verwerkingsverantwoordelijke.
De individuele school die uw persoonsgegevens verwerkt wordt - in de betekenis van de
GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.
Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij
de directeur via het e-mailadres info@gravenbos.be en/of bij het aanspreekpunt
informatieveiligheid van onze school via het e-mailadres privacy@gravenbos.be.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Onze school verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van de school te
kunnen uitvoeren. De school verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden.
Noch gebruikt onze school uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken,
zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens

“ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?
De personeelsleden van de school hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die
nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen de school heeft
toegang tot dezelfde informatie. De toegangsrechten van bijvoorbeeld medewerkers van
het secretariaat en de klastitularissen verschillen.
Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het school beroep op “verwerkers”. Dit zijn
externe partijen die enkel in opdracht van de school persoonsgegevens verwerken.
Voorbeelden van deze externe partijen zijn:
• ICT-bedrijven waar het school mee samenwerkt zoals: Smartschool, Departement onderwijs, Informat
• Externe partners waar activiteiten mee georganiseerd worden: organisaties voor klasuitstappen
• …
De school stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

De school zal steeds de nodige gegevens bij u opvragen, op papier of via digitale weg. Enkel voor wettelijk vastgelegde doelen kan er informatie opgevraagd worden bij andere partijen. Als school verbinden we ons ertoe hiervoor telkens nauwgezet de wetgeving te volgen en u, op uw vraag, hierover te informeren.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kan u de directeur (info@gravenbos.be) of het aanspreekpunt van de school (privacy@gravenbos.be) contacteren. De school houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om :
• gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie);
• uw gegevens te (laten) wissen;
• de verwerking van uw gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
• uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid).
a. Recht op intrekken toestemming U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit: Vlaamse Toezichtcommissie Koning Albert II Laan 15, 1210 Brussel TEL: +32 (0)2 553 20 85 contact@toezichtcommissie.be

8. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.
De doelen van een school zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan:
• Leerlingenadministratie
• Leerlingevaluatie
• Zorg voor leerlingen
• Leerlingen volgen in samenwerking met het CLB
• Personeelsadministratie
• …
Indien de school op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.
Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.
Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan u gevraagd worden.
Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling van u, uw toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website zal u later actief moeten aanvinken dat u akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat u actief “aanvinkt” akkoord te gaan met de verwerkingen.
Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) uw gegevens worden opgevraagd.
Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt de school bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.